Blog · Datenschutz
Digitale Zeiterfassung und DSGVO
Wer Arbeitszeit digital erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten. Die DSGVO verbietet das nicht – sie verlangt Zweck, Maß und Transparenz. Was Betriebe konkret beachten müssen.
Warum die DSGVO überhaupt greift
Sobald Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einer namentlich bekannten Person zugeordnet werden, liegen personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung vor. Die Erfassungspflicht aus der BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 und der Datenschutz stehen dabei nicht im Widerspruch: Das eine verlangt die Dokumentation, das andere regelt, wie sie datenschutzkonform erfolgt. Beides zusammen ergibt den Rahmen, in dem eine digitale Lösung sich bewegen muss.
Der entscheidende Perspektivwechsel: Datenschutz ist keine Hürde gegen die Erfassung, sondern die Bedingung, unter der sie sauber läuft. Wer die folgenden Grundsätze von Anfang an einplant, spart sich spätere Nachbesserungen.
Die fünf Pflichten im Überblick
Die DSGVO lässt sich für die Zeiterfassung auf einige wenige, konkrete Anforderungen herunterbrechen. Die Tabelle ordnet jede Pflicht ihrer Rechtsgrundlage und der praktischen Umsetzung zu.
| Pflicht | Grundlage | Umsetzung im Betrieb |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6 DSGVO, § 26 BDSG | Verarbeitung auf gesetzliche Pflicht und Arbeitsverhältnis stützen, nicht auf Einwilligung |
| Datensparsamkeit | Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO | Nur Zeiten erheben, die für Erfassung und Abrechnung nötig sind |
| Transparenz | Art. 13 DSGVO | Beschäftigte über Zweck, Umfang und Speicherdauer informieren |
| Speicherbegrenzung | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Löschkonzept mit Fristen, das gesetzliche Aufbewahrung berücksichtigt |
| Auftragsverarbeitung | Art. 28 DSGVO | Mit dem Software-Anbieter einen AV-Vertrag schließen |
Wie diese Vorgaben mit dem Arbeitsrecht zusammenspielen, ordnet unsere Seite zur Rechtslage ein; einzelne Begriffe erklärt das Glossar.
Datensparsamkeit: der heikle Punkt bei Standort und Kontrolle
Am häufigsten wird die Datensparsamkeit unterschätzt. Eine Zeiterfassung darf erheben, was sie für ihren Zweck braucht – nicht mehr. Beim Standort heißt das: Eine punktuelle Prüfung im Moment des Stempelns, etwa per Geofencing, ist etwas anderes als ein dauerhaftes Bewegungsprofil. Letzteres ist für die reine Arbeitszeiterfassung in aller Regel unverhältnismäßig und damit unzulässig.
Ähnlich bei biometrischen Verfahren: Ein Fingerprint-Terminal verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und braucht eine tragfähige Grundlage sowie eine Alternative für Beschäftigte, die das ablehnen. Die Faustregel lautet: So viel Erfassung wie zur Pflichterfüllung nötig, so wenig Kontrolle wie möglich.
Merksatz
Nicht alles, was ein System technisch erfassen könnte, darf es auch erfassen. Maßstab ist der Zweck der Zeiterfassung – nicht die Frage, welche Auswertung gerade praktisch wäre.
Mitbestimmung und Auftragsverarbeitung nicht vergessen
Zwei Pflichten geraten im Alltag oft in Vergessenheit. Erstens die Mitbestimmung: Ein technisches System, das Verhalten oder Leistung überwachen kann, löst nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aus. Sinnvoll ist eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Umfang, Auswertungen und Löschfristen festhält. Zweitens die Auftragsverarbeitung: Läuft die Software als Cloud-Dienst, verarbeitet der Anbieter Daten im Auftrag des Betriebs. Dafür schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor.
Der Testsieger Aplano stellt für die Zeiterfassung die üblichen Bausteine bereit: rollenbasierte Zugriffe, sodass Beschäftigte ihre eigenen Zeiten sehen, ArbZG-Hinweise für Pausen- und Ruhezeitkonflikte sowie Auswertungen und Exporte, die sich auf das Nötige begrenzen lassen. Einen AV-Vertrag bietet der Anbieter für die Cloud-Nutzung an. Wie sich der Umstieg auf ein solches System organisieren lässt, zeigt der Beitrag Von Papier und Excel zur digitalen Zeiterfassung.
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Auf welche Rechtsgrundlage stützt sich die Arbeitszeiterfassung?
Ist Geofencing oder GPS beim Stempeln datenschutzkonform?
Wie lange dürfen Arbeitszeitdaten gespeichert werden?
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Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung (Datensparsamkeit, Speicherbegrenzung).
- Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung.
- § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses.
- § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21 zur Erfassungspflicht.
- Aplano: Zeiterfassung, Zugriffsrechte und Auswertungen, abgerufen Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 24. Juli 2026. Angaben können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Datenschutz- und Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.