Arbeitszeiterfassung 2026: Was heute gilt

Ob und Wie sauber trennen

Das „Ob“ ist durch die BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 geklärt. Der Arbeitgeber muss die Organisation bereitstellen. Beim „Wie“ bestehen Gestaltungsspielräume: Papier kann formal genügen, eine App macht Korrekturen, Auswertungen und Zugänglichkeit aber oft belastbarer.

Auf welchen offiziellen Quellen beruht diese Seite?

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im amtlichen Volltext – herausgegeben vom Bundesministerium der Justiz und vom Bundesamt für Justiz.
• § 3 Arbeitsschutzgesetz – die Norm, aus der das Bundesarbeitsgericht die Erfassungspflicht ableitet.
• BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – Entscheidung auf der Website des Gerichts.
• EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 („CCOO“) – Entscheidungsdatenbank des Gerichtshofs.
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: offizielle Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
• § 17 Mindestlohngesetz – Aufzeichnungspflicht für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG.

Arbeitszeitgesetz in Zahlen

Pausen richtig abbilden

Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Automatische Abzüge dürfen nicht die tatsächlich genommene Pause verfälschen; es braucht einen verständlichen Korrekturweg.

Was eine App organisatorisch leisten sollte

• Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar speichern.
• Korrekturen mit Rollen, Zeitpunkt und Begründung dokumentieren.
• Beschäftigten Zugriff auf ihre eigenen Zeiten geben.
• Pausen- und Ruhezeitkonflikte sichtbar machen.
• Aufbewahrung und Löschung in einem betrieblichen Konzept regeln.

Warum Aplano hier gut passt

Aplano verbindet Zeitstempel, Pausenregeln, laufende Stundenkonten und Konfliktmeldungen mit dem Dienstplan. Dadurch kann die Prüfung an der geplanten Schicht ansetzen. Die Software garantiert keine Rechtskonformität von allein; entscheidend bleiben korrekte Regeln und tatsächliche Nutzung.

Woher die Erfassungspflicht kommt

Ausgangspunkt ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) für Deutschland konkretisiert: Die Pflicht, ein solches System einzuführen und zu nutzen, gilt bereits heute. Auf eine gesetzliche Neuregelung muss ein Betrieb dafür nicht warten.

Aufzeichnungspflichten, die zusätzlich gelten

Unabhängig von der BAG-Entscheidung bestehen seit Langem konkrete Dokumentationspflichten:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über die werktäglichen acht Stunden hinausgeht, ist aufzuzeichnen; die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• § 17 MiLoG: Für Minijobber sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Wie Betriebe diese Fristen praktisch organisieren, behandelt der Beitrag Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.

Ausblick: elektronische Erfassung als Plan

Ein Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vom Juni 2026 sieht vor, die Aufzeichnung der Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch vorzuschreiben. Das ist geplantes, kein geltendes Recht. Wer heute ein digitales System einführt, erfüllt die bestehende Erfassungspflicht bereits in einer Form, die bei einer späteren Neuregelung voraussichtlich wenig Umstellung verlangt.