Büro
Browser und nachträgliche Korrektur genügen oft; Projektzeit kann zusätzlich relevant sein.
Branchenpraxis
Digitale Erfassung nach Arbeitsumgebung
Das passende Gerät folgt dem Arbeitsort, nicht dem Funktionsprospekt.
Grundsatz: Die beste Erfassung folgt dem Arbeitsort. Feste Teams profitieren von einer Station, mobile Teams von der App und Büroteams vom Browser. Mischbetriebe brauchen konsistente Regeln über alle Wege.
Homeoffice
Mobile und Web-Erfassung müssen dieselben Regeln wie im Betrieb anwenden.
Filiale
Ein gemeinsames Kioskgerät reduziert private Geräte und vereinheitlicht Schichtbeginn.
Produktion
Dedizierte Terminals sind robust und schnell; Hardwarekosten und Ausfallsicherheit mitrechnen.
Außendienst
Offline-Fähigkeit, wechselnde Orte und transparente Standortregeln im Pilot prüfen.
Projektteam
Timer, Timesheet und abrechenbare Kategorien sind wichtiger als Schichttausch.
Aplano in Schichtbetrieben
Aplano deckt Mischumgebungen gut ab: Büro über Browser, Außendienst per App, Filiale am Tablet und Produktion über ein stationäres Terminal. Alle Wege münden in dieselbe Auswertung.
Beispiel: Monatsabschluss ohne Nachtelefonieren
- Mitarbeitende sehen offene oder unvollständige Buchungen vor Monatsende.
- Teamleitungen prüfen nur Abweichungen statt jede Schicht einzeln.
- Korrekturen erhalten einen Grund und eine Freigabe.
- Der abgeschlossene Zeitraum wird exportiert und gegen nachträgliche Änderungen organisatorisch geschützt.
Datenschutz nach Prozess, nicht nach Schlagwort
Bei stationärem Stempeln fallen andere Risiken an als bei Standortprüfung per Smartphone. Der Betrieb sollte Zweck, Zugriff, Speicherdauer und Betroffeneninformation je Erfassungsweg dokumentieren. Dauerhafte Bewegungsprofile sind für normale Arbeitszeiterfassung nicht erforderlich.
Rechtsrahmen gilt an jedem Arbeitsort
Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht nach Arbeitsumgebung: Für Büro, Homeoffice, Filiale und Baustelle gelten dieselben Grenzen. Die werktägliche Arbeitszeit darf nach § 3 ArbZG acht Stunden nicht überschreiten; bis zu zehn Stunden sind zulässig, wenn im Ausgleichszeitraum im Durchschnitt acht Stunden werktäglich erreicht werden. Ruhepausen betragen nach § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit. Zwischen zwei Arbeitseinsätzen ist nach § 5 ArbZG grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden einzuhalten. Ein digitales System sollte diese Grenzen über alle Erfassungswege hinweg gleich prüfen — sonst entstehen je Standort unterschiedliche Wahrheiten.
Zwei Aufzeichnungspflichten sind gerade in Filiale, Gastronomie und Handel relevant: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, ebenfalls mit zweijähriger Aufbewahrung.
Schichtbetriebe: Vorlauf und Mitbestimmung
In Umgebungen mit Dienstplan hängt die Zeiterfassung an der Planung. Bei Arbeit auf Abruf gilt § 12 TzBfG: Die Lage der Arbeitszeit muss mindestens vier Tage im Voraus angekündigt werden, sonst ist die Arbeitsleistung nicht verpflichtend. Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Einführung eines technischen Erfassungssystems der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; auch Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Für die Praxis heißt das: Erfassungsweg und Dienstplanprozess zusammen festlegen, nicht nacheinander.
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Welche Lösung passt für Gastronomie und Handel?
Ein gemeinsames Tablet plus persönliche App ist oft praktikabel. Aplano kombiniert beides mit Schichtplanung und Zeitkonto.
Was brauchen mobile Teams?
Offline- und Netzsituation, wechselnde Adressen, Korrekturprozess und Datenschutz sollten im Pilot getestet werden. Geofencing ist optional, nicht automatisch erforderlich.
Wie startet ein kleiner Betrieb?
Mit einem Standort, wenigen Rollen und zwei Wochen Pilot. Erst nach einem vollständigen Abrechnungszyklus sollte der Prozess ausgerollt werden.
Gilt die Erfassungspflicht auch im Homeoffice?
Ja. Die Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit gilt unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice und bei mobiler Arbeit. Web- und App-Erfassung sollten dieselben Pausen- und Korrekturregeln anwenden wie im Betrieb.
Was gilt für Minijobber?
Für geringfügig Beschäftigte sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Pflicht, Form, 82-Prozent-Wert).
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix, abgerufen Juli 2026.
- Aplano: Zeiterfassung per App, Geofencing und Terminal.
- TimeTac Preise, timr Preise und Timebutler Preise, Anbieterangaben.
- TimeTac: Zeiterfassungssoftware und Module.
- TimeTac: Preise und Terminals.
- Clockify: Zeiterfassungs-App und Kiosk.
- Clockify: Tarife und Funktionen.
- Arbeitszeitgesetz, insbesondere §§ 3 bis 5 und § 16 Abs. 2.
- § 12 TzBfG – Arbeit auf Abruf und § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte.
Redaktionell geprüft am 31. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.