Digitale Arbeitszeiterfassung sauber einführen

Digitale Arbeitszeiterfassung ersetzt Stundenzettel und Excel-Listen durch Buchungen per App, Browser, Kiosk oder Terminal. Die Einführung ist dabei weniger ein Software- als ein Organisationsprojekt: Regeln, Zuständigkeiten und Fristen entscheiden darüber, ob die erfassten Zeiten später für Lohnabrechnung, Auswertung und Nachweis belastbar sind.

Einführung in sechs Schritten

1. Ist-Prozess erfassen: Orte, Schichtarten, Pausen und heutige Fehler notieren.
2. Muss-Kriterien festlegen: App, Browser, Station, Projektcodes, Genehmigungen und Auswertungen priorisieren.
3. Regeln entscheiden: Rundung, vergessene Buchung, automatische Pause, Rollen und Fristen dokumentieren.
4. Pilot konfigurieren: fünf bis zehn Personen mit typischen Sonderfällen auswählen.
5. Monat abschließen: Korrektur, Freigabe und Export real durchspielen.
6. Ausrollen: kurze Anleitung, Ansprechpartner und feste Review-Termine nennen.

Aplano-Pilot konkret

Im 14-Tage-Test steht laut Anbieter der Pro-Funktionsumfang bereit. Legen Sie mindestens eine Schicht, eine ungeplante Stempelung, eine Pause, eine vergessene Buchung und einen Standortwechsel an. Prüfen Sie anschließend, welche Ansicht Mitarbeitende und Manager jeweils sehen.

Typische Fehlstarts

Rechtliche Anforderungen von Beginn an einplanen

Arbeitgeber müssen nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ein System einführen und anwenden, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden; der Beschluss setzt die Vorgaben des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (C-55/18) um. Bei der Konfiguration eines neuen Systems sollten die gesetzlichen Grenzen direkt hinterlegt werden:

• Höchstarbeitszeit: acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden bei entsprechendem Ausgleich (§ 3 ArbZG).
• Ruhepausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: grundsätzlich elf Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitseinsätzen (§ 5 ArbZG).
• Aufbewahrung: Aufzeichnungen über Mehrarbeit mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG); für Minijobber Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen und zwei Jahre Aufbewahrung (§ 17 MiLoG).

Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht vor, die Aufzeichnung künftig grundsätzlich elektronisch vorzuschreiben. Das ist geplantes, kein geltendes Recht — bei einer Neueinführung spricht es aber dafür, direkt digital zu starten statt zunächst auf Papier.

Betriebsrat und Team einbinden

Die Einführung eines technischen Systems, das Verhalten oder Leistung überwachen kann, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, gehört er ab Schritt 2 an den Tisch, nicht erst zum Rollout. Unabhängig davon senkt frühe Kommunikation die Hürden: Wer erklärt, welche Daten erfasst werden, wer sie einsehen kann und wann sie gelöscht werden, reduziert Rückfragen und Umgehungsverhalten im Pilot. Betriebe mit Dienstplan sollten Planung und Erfassung zusammen denken — bei Arbeit auf Abruf gilt zudem die viertägige Ankündigungsfrist des § 12 TzBfG.