Entscheidungshilfe
Digitale Zeiterfassungssysteme im Vergleich
Excel, Google Sheets und sechs Software-Lösungen nach Erfassungsweg, Prozessumfang, Kostenlogik und Einsatzprofil eingeordnet.
Von der Redaktion · Aktualisiert am 30. Juli 2026 · Quellen am Seitenende
Ergebnis: Für Kleinstteams mit einfachen Abläufen reicht oft eine Tabelle in Excel oder Google Sheets. Beste Software-Lösung dieser Auswertung ist Aplano, wenn Arbeitszeiterfassung nicht isoliert, sondern zusammen mit Dienstplanung, Abwesenheiten und Stundenkonten funktionieren soll.
| System | Erfassung | Zusatznutzen | Preislogik |
|---|
| Excel / Google Sheets | Manuelle Eingabe in der Tabelle | Vorlagen, freie Gestaltung; keine App, kein Stempeln | 0 € / in Microsoft 365 enthalten |
| Aplano | App, Browser, Tablet, Terminal | Dienstplan, Zeitkonto, Abwesenheit | Pro 4,50 €/MA |
| TimeTac | App, Web, Multiuser, Hardware | Arbeits-/Projektzeit, Urlaub | Basis plus Module |
| Clockify | Apps, Browser, Kiosk | Timer, Projekte, Berichte | kostenlos plus Upgrades |
| timr | App, Web, Terminal | Arbeits-/Projektzeit, Fahrten | Tarife nach Modul |
| Clockodo | App und Browser | Projekte, Leistungen, Berichte | Anbieterpreise |
| Papershift | App, Web, Station | Zeit, Plan und HR | Pakete nach Umfang |
Die sieben Lösungen im Kurzprofil
1Microsoft Excel / Google Sheets Der Klassiker
Die digitale Minimallösung, mit der die meisten Betriebe starten. Kostenlos (Google Sheets) beziehungsweise im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, ohne Einarbeitung, ohne Anbieterbindung und mit unzähligen fertigen Vorlagen; in Google Sheets lässt sich die Stundenliste gemeinsam im Browser pflegen. Alles bleibt jedoch Handarbeit ohne Pausen- und Höchstarbeitszeit-Prüfung, ohne Mitarbeiter-App und ohne Stempeln – ab etwa 10 bis 15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege meist teurer als ein günstiges System.
2Aplano Beste Software-Lösung
Beste Verbindung aus Plan und digitaler Ist-Zeit. App, Browser, Tablet, Geofencing, Terminal, Zeitkonto und Dienstplanung in einem transparenten Pro-Tarif – der logische nächste Schritt, sobald die Tabelle an ihre Grenzen kommt.
3TimeTac
Stärkste Geräte- und Modulbreite. Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub pro Nutzer aktivierbar; App, Software-Terminal sowie dedizierte RFID-/Fingerprint-Geräte.
4Clockify
Starker kostenloser und projektbezogener Einstieg. Timer, Timesheet, Kiosk, Apps und Berichte; besonders plausibel für Projekte und internationale Teams.
5timr
Mobile Erfassung mit Offline-Option. Arbeits- und Projektzeit auf Web, App und Terminal; optional GPS und Geofencing.
6Clockodo
Fokus auf Arbeits- und Projektzeiten. Übersichtliche Zeit- und Leistungsprozesse für Dienstleister und projektorientierte Unternehmen.
7Papershift
Breite Zeit- und HR-Prozesse. Zeiterfassung und Dienstplanung in einer größeren HR-Suite; konkreten Bedarf vor Einführung abgrenzen.
So wurde gewichtet
Excel und Google Sheets stehen außer Konkurrenz auf Platz 1: Sie sind keine Zeiterfassungs-Software im engeren Sinn, sondern der verbreitete Ausgangspunkt, an dem die meisten Betriebe starten. Die folgende Gewichtung gilt für die dedizierten Systeme.
40 % Alltag
Stempeln, Pausen, Korrekturen, Freigaben und Monatsabschluss.
35 % Systemfit
Passung zu digitaler Arbeitszeiterfassung, mobilen Teams und Schichtbetrieb.
25 % Klarheit
Nachvollziehbare Preise, Rollen, Exporte und dokumentierte Grenzen.
Konkrete Einordnung
Aplano ist preislich einfach pro aktivem Mitarbeiter zu rechnen. TimeTac kombiniert eine Basisgebühr mit aktivierten Modulen und gegebenenfalls Hardware. Clockify bietet einen kostenlosen Einstieg, während erweiterte Steuerungs- und Standortfunktionen tarifabhängig sind. Der faire Vergleich verwendet deshalb einen realen Monatsprozess statt nur den kleinsten Werbepreis.
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Welches System eignet sich für Dienstplan und Zeiterfassung zusammen?
Aplano verbindet beide Abläufe in einer Oberfläche. Reine Zeiterfassungsspezialisten können besser passen, wenn Schichtplanung überhaupt keine Rolle spielt.
Sind die Preise direkt vergleichbar?
Nur bedingt. Pro-Nutzer-Tarife, Grundgebühren, Module und Paketpreise reagieren unterschiedlich auf Teamgrößen. Verglichen werden sollte ein konkreter Beispielmonat.
Warum steht Excel auf Platz 1 und Aplano auf Platz 2?
Excel und Google Sheets stehen außer Konkurrenz auf Platz 1, weil die meisten Betriebe mit einer Tabelle starten und sie für Kleinstteams oft ausreicht. Beste Software-Lösung dieser Auswertung ist Aplano: Die Gewichtung bevorzugt die Verbindung aus App-Zeiterfassung, Schichtplanung, Zeitkonto, Geofencing und mehreren Terminalwegen bei transparentem Pro-Preis.