Ratgeber-Blog
Ratgeber für den Weg zur digitalen Zeiterfassung: Vertrauensarbeitszeit trotz Aufzeichnungspflicht, der Umstieg von Papier und Excel, die DSGVO im Betrieb, das Stundenkonto digital geführt, Terminal-Hardware, die Grenzen biometrischer Verfahren, die Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise, die Arbeitszeiterfassung für Lehrkräfte, die A1-Bescheinigung für Auslandseinsätze, die 48-Stunden-Woche mit ihrem Ausgleichszeitraum, die digitale Personalakte mit Einsichtsrecht und Aufbewahrungsfristen der Arbeitszeitnachweis mit Pflichtangaben und Muster-Vorlage, der Toilettengang als bezahlte Arbeitszeit, der Freizeitausgleich für Überstunden sowie die Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht.
Neu · Erfassungspflicht
Für wen die Pflicht aus BAG 1 ABR 22/21 nicht gilt: leitende Angestellte und Chefärzte nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG, Geschäftsführer, Freelancer, Beamte – und warum Kleinbetriebe, Vertrauensarbeitszeit, Außendienst und Hausangestellte keine Ausnahme sind. Mit Übersichtstabelle und dem Entwurfsstand der ArbZG-Reform.
Arbeitszeitkonto
Warum es keinen gesetzlichen Anspruch auf Freizeitausgleich gibt, wer den freien Tag nach § 106 GewO festlegt, warum Krankheit die Stunden anders als beim Urlaub nicht zurückbringt (BAG 6 AZR 374/02), wann eine Freistellung nach Kündigung das Guthaben abbaut (5 AZR 578/18), Zuschläge in Zeit samt Teilzeit-Urteil, das TVöD-Beispiel, die Zwölf-Monats-Grenze des § 2 Abs. 2 MiLoG – und wie Freizeitausgleich im Stundenkonto gebucht wird.
Arbeitszeitrecht
Warum der Gang zur Toilette nach dem Pausenbegriff des BAG (5 AZR 886/12) bezahlte Arbeitszeit ist und nicht ausgestempelt wird, was ArbG Köln, ArbG Paderborn und LAG Hamm entschieden haben, wann eine Abmahnung droht, warum Raucherpausen anders laufen, die 50-Meter-Regel der ASR A4.1, der Unfallschutz bis zur Toilettentür – und warum die Zeiterfassung keine Buchungsart „WC“ braucht.
Dokumentation
Wer nach § 16 ArbZG, § 17 MiLoG und dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 Arbeitszeiten nachweisen muss, welche Angaben bis zum siebten Kalendertag vorliegen müssen, eine Muster-Vorlage für eine Woche, Unterschrift ja oder nein, die Darlegungslast im Überstundenprozess (5 AZR 359/21) und der seit 30.12.2025 auf 50.000 Euro erhöhte Bußgeldrahmen.
Personalakte
Was nach der BAG-Definition in die Akte gehört und was nicht, wie Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO geschützt werden, Einsicht nach § 83 BetrVG und Art. 15 DSGVO samt Gegendarstellung, eine Fristen-Tabelle von Lohnkonto bis Bewerbung, ersetzendes Scannen nach GoBD – und warum die Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen Ende 2026 ausläuft.
Wochenarbeitszeit
Warum § 3 ArbZG aus acht Stunden je Werktag 48 Wochenstunden macht, wann bis zu 60 Stunden zulässig sind, wie der Ausgleich über 24 Wochen rechnet (mit Rechenbeispiel), was die EU-Richtlinie mit ihrem Vier-Monats-Zeitraum anders sieht – und was der Referentenentwurf vom Juni 2026 plant.
Auslandseinsatz
Warum schon die eintägige Dienstreise eine A1 braucht (Art. 12 VO 883/2004), wer sie ausstellt, wie der seit 2025 rein elektronische Antrag nach § 106 SGB IV in drei Arbeitstagen läuft, was Kontrollen in Österreich und Frankreich kosten – und warum Kurzreisen bis drei Tage voraussichtlich ab 2028 ohne A1 auskommen.
Schule
Warum die BAG-Pflicht auch für Beamte gilt, was die Niedersächsische Arbeitszeitstudie misst (1.850 statt 1.784 Stunden), wie Bremen seit August 2026 an neun Schulen mit „Untis Arbeitszeit“ erfasst, was die GEW-Apps leisten – und worum es im Verfahren 2 C 19.25 geht.
Lohnabrechnung
Bewegungsdaten statt Stammdaten, Zeitart auf Lohnart, Lohn Vorerfassung oder ASCII-Import in LODAS und Lohn und Gehalt – und warum doppelt gezählte Zuschlagsstunden der häufigste Fehler sind.
Biometrie
Auch bloße Minutien sind biometrische Daten nach Art. 9 DSGVO. Warum das LAG Berlin-Brandenburg (10 Sa 2130/19) die Erforderlichkeit verneint hat, wie belastbar eine Einwilligung ist und welche Alternativen dasselbe leisten.
Reisezeit
Arbeitsschutz und Vergütung beantworten die Reisezeitfrage getrennt: EuGH C-266/14 und C-110/24, BAG 5 AZR 553/17 – und wie Dienstreisen digital sauber gebucht werden.
Vertrauensarbeitszeit
Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig – aber nicht ohne Aufzeichnung. Was EuGH und BAG verlangen, was der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 vorsieht und wie beides digital zusammenpasst.
Dokumentation
Zwei Jahre nach ArbZG und MiLoG, sechs Jahre für Lohnkonten, acht Jahre für Buchungsbelege – und ab wann die DSGVO das Löschen verlangt.
Umstieg
Warum Zettel und Tabelle an Grenzen stoßen und wie ein Wechsel Schritt für Schritt gelingt, ohne das Team zu überfordern.
Datenschutz
Rechtsgrundlage, Datensparsamkeit, Löschkonzept und Mitbestimmung – die Datenschutzpflichten beim digitalen Stempeln im Überblick.
Stundenkonto
Wie ein digitales Stundenkonto Plus- und Minusstunden automatisch verrechnet und den Überstunden-Streit entschärft.
Terminal & Hardware
Wie ein Tablet im Kiosk-Modus die Wanduhr ersetzt, wann Karte, PIN oder Fingerabdruck passen und wo Artikel 9 DSGVO beim Fingerabdruck die Grenze zieht.
Grundlagen gesucht? Die Rechtslage ordnet die Erfassungspflicht ein, das Glossar erklärt die Begriffe – und der Systemvergleich zeigt, welche Software die Arbeit abnimmt.