A1-Bescheinigung: Wann sie Pflicht ist, wie der elektronische Antrag läuft – und was die EU-Reform ab 2028 ändert

Was die A1-Bescheinigung ist – und warum es sie gibt

Innerhalb der EU gilt der Grundsatz, dass eine Person immer nur dem Sozialversicherungsrecht eines einzigen Staates unterliegt – in der Regel dem des Staates, in dem sie arbeitet (Art. 11 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004). Ohne Ausnahme würde das bedeuten, dass ein deutscher Arbeitgeber für den Monteur in Lyon französische Sozialbeiträge abführen und ihn dort anmelden müsste. Die Ausnahme schafft Art. 12: Wer von seinem Arbeitgeber vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat entsandt wird, bleibt im deutschen System, wenn die voraussichtliche Dauer 24 Monate nicht übersteigt und die Person keine andere entsandte Person ablöst. Art. 13 regelt den Fall, dass jemand gewöhnlich in zwei oder mehr Staaten arbeitet – etwa Außendienst mit festen Kundengebieten in Deutschland und Österreich –; dann entscheidet unter anderem, ob ein wesentlicher Teil der Tätigkeit, in der Praxis mindestens 25 Prozent, im Wohnstaat erbracht wird.

Die A1-Bescheinigung ist das Dokument, das diese Zuordnung nachweist. Sie wird nach Art. 19 Abs. 2 der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 vom zuständigen Träger des Staates ausgestellt, dessen Recht anwendbar bleibt, und bindet die Behörden des Einsatzstaates, solange sie nicht zurückgezogen wird. Für Kontrollbehörden im Ausland ist sie der einzige schnelle Beleg dafür, dass eine Person nicht schwarz beschäftigt ist und ihre Beiträge in Deutschland gezahlt werden. Genau deshalb wird sie bei Baustellenkontrollen, in Hotels, auf Messen und an Flughäfen verlangt.

Der Geltungsbereich umfasst die 27 EU-Staaten, Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz. Für das Vereinigte Königreich gilt seit dem Brexit das Handels- und Kooperationsabkommen, das die Regeln inhaltlich übernimmt; § 106 Abs. 2 SGB IV erstreckt das elektronische Verfahren ausdrücklich darauf. Für Staaten mit bilateralem Sozialversicherungsabkommen – unter anderem die USA, Kanada, Japan, China, Indien, Australien und die Türkei – gibt es keine A1, sondern die jeweilige Entsendebescheinigung nach dem Abkommen; sie wird seit dem 1. Januar 2026 ebenfalls elektronisch beantragt.

Wann eine A1 gebraucht wird: ab der ersten Stunde

Die verbreitetste Fehlvorstellung ist, dass eine A1 erst bei längeren Einsätzen nötig sei. Die Verordnung kennt keine Bagatellgrenze. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) und die Sozialversicherungsträger vertreten seit Jahren die Auffassung, dass jede berufliche Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat eine Entsendung im Sinne von Art. 12 ist – die Teilnahme an einer Besprechung ebenso wie eine Schulung oder ein Messebesuch. Praktisch relevant wird das durch die nationalen Kontrollgesetze der Einsatzstaaten: Österreich verlangt nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz, dass die A1 bei der Kontrolle vorgelegt werden kann, Frankreich koppelt sie an die Entsendemeldung, die Schweiz prüft sie im Rahmen der flankierenden Maßnahmen. Wer die Bescheinigung nicht vorweisen kann, riskiert Geldbußen – in Österreich nach § 26 LSD-BG je nach Verstoß und Wiederholung mehrere hundert bis 20.000 Euro je beschäftigter Person –, im Extremfall die Nachforderung von Sozialbeiträgen im Einsatzstaat.

Auch Selbstständige brauchen die A1, wenn sie vorübergehend im Ausland tätig werden; sie beantragen sie seit 2025 über das SV-Meldeportal mit einer BundID. Für Beamtinnen und Beamte gilt Art. 11 Abs. 3 Buchstabe b: Sie bleiben im Recht des Staates ihres Dienstherrn; die Dienststelle beantragt die Bescheinigung nach § 106 Abs. 3 SGB IV auf demselben elektronischen Weg.

Wer die A1 ausstellt und wie der Antrag läuft

Die Zuständigkeit richtet sich nach der Krankenversicherung der beschäftigten Person. Gesetzlich Versicherte erhalten die A1 von ihrer Krankenkasse; privat Versicherte vom Rentenversicherungsträger, also der Deutschen Rentenversicherung Bund, einem Regionalträger oder der Knappschaft-Bahn-See; Mitglieder berufsständischer Versorgungswerke von der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV). Für Anträge nach Art. 13 und für Ausnahmevereinbarungen nach Art. 16 ist die DVKA beim GKV-Spitzenverband zuständig.

Das Verfahren regelt § 106 SGB IV. Der Arbeitgeber übermittelt den Antrag durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe – in der Praxis das SV-Meldeportal der ITSG. Papier und Fax sind seit dem 1. Januar 2025 für alle Antragsarten ausgeschlossen; für Arbeitgeber galt die elektronische Pflicht bereits seit dem 1. Januar 2019. Der Antrag enthält die Stammdaten der Person, den Arbeitgeber, Beginn und voraussichtliches Ende des Einsatzes, den Einsatzstaat, Einsatzort oder aufnehmenden Betrieb und die Art der Tätigkeit. Stellt der Träger fest, dass deutsches Recht anwendbar bleibt, übermittelt er die Daten der Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen zurück; der Arbeitgeber muss sie der beschäftigten Person unverzüglich zugänglich machen. Die A1 wird als PDF geliefert und kann ausgedruckt oder auf dem Smartphone mitgeführt werden – eine Beglaubigung ist nicht nötig.

Die EU-Reform: keine A1 mehr für Kurzreisen bis drei Tage

Seit 2016 verhandeln Kommission, Rat und Parlament über die Modernisierung der Verordnungen 883/2004 und 987/2009. Am 22. April 2026 erzielten Rat und Parlament eine vorläufige Einigung, die der Ausschuss der Ständigen Vertreter am 29. April bestätigte; am 7. Juli 2026 nahm das Europäische Parlament den Text an. Die förmliche Annahme durch den Rat wird für September 2026 erwartet, danach folgt die Veröffentlichung im Amtsblatt. Der überwiegende Teil der neuen Regeln gilt erst 24 Monate nach Inkrafttreten – nach heutigem Stand also im Herbst 2028.

Die für Arbeitgeber wichtigste Änderung betrifft Geschäftsreisen: Für Dienstreisen und kurze Entsendungen von bis zu drei Tagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen wird keine A1-Bescheinigung mehr benötigt. Gemeint sind Besprechungen, Kundentermine, Konferenzen, Schulungen und Messen. Ausdrücklich ausgenommen ist das Baugewerbe, für das die A1 ab dem ersten Tag Pflicht bleibt. Im Gegenzug wird das Verfahren an anderer Stelle strenger: Der Antrag muss vor Beginn der Tätigkeit gestellt werden, eine Entsendung setzt eine mindestens dreimonatige Vorversicherung im Entsendestaat voraus, eine erneute Entsendung derselben Person in denselben Staat verlangt eine Unterbrechung von mindestens zwei Monaten, und die Gesamtdauer aneinandergereihter Entsendungen bleibt auf 24 Monate begrenzt. Bis zum Ablauf der Übergangsfrist gilt für alle Reisen weiterhin die heutige Pflicht.

Was die Zeiterfassung mit der A1 zu tun hat

Die A1 dokumentiert die Zuordnung zum Sozialversicherungsrecht; die Zeiterfassung dokumentiert, was während des Einsatzes tatsächlich geschieht. Beides gehört zusammen, weil die Fristen der Verordnung in Tagen und Monaten laufen und weil dieselben Daten noch an anderer Stelle gebraucht werden. Drei Punkte sind praktisch relevant.

Auslandstage zählen. Die 24-Monats-Grenze des Art. 12, die künftige Drei-Tage-in-30-Tagen-Regel und die 25-Prozent-Schwelle des Art. 13 lassen sich nur einhalten, wenn bekannt ist, an welchen Tagen eine Person wo gearbeitet hat. Dieselbe Frage stellt das Steuerrecht: Die 183-Tage-Regel der Doppelbesteuerungsabkommen entscheidet, ob Lohnsteuer im Einsatzstaat anfällt. Eine Zeiterfassung, die je Buchung einen Einsatzort oder ein Länderkennzeichen mitführt, liefert beide Zählungen aus einem Datensatz – ohne dass jemand Reisekostenabrechnungen nachträglich durchzählt.

Reisezeit ist Arbeitszeit, wenn sie angeordnet ist. Fahrten zum auswärtigen Einsatzort, die der Arbeitgeber anordnet, sind nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts vergütungspflichtige Arbeitszeit und unterliegen dem Arbeitszeitgesetz. Die Grenzen von acht beziehungsweise zehn Stunden und die Elf-Stunden-Ruhezeit gelten am Auslandsstandort weiter – und zusätzlich häufig das Arbeitszeitrecht des Einsatzstaates, soweit es günstiger ist. Wie Reisezeiten korrekt gebucht werden, behandelt der Beitrag Reisezeit als Arbeitszeit erfassen.

Der Antrag braucht Daten aus der Planung. Beginn, Ende und Einsatzort stehen im Dienst- oder Reiseplan, bevor sie in der A1 stehen. Ein Prozess, der die A1 mit der Reisegenehmigung auslöst und das Ende des Einsatzes aus der Zeiterfassung zurückmeldet, verhindert die beiden häufigsten Fehler: die vergessene Bescheinigung und die A1, deren Zeitraum nicht zum tatsächlichen Einsatz passt. Digitale Zeiterfassung, wie sie der Systemvergleich beschreibt, führt Buchungen mit Standort oder Projekt und exportiert sie je Person und Zeitraum; Aplano etwa erfasst per App, Browser oder Stempeluhr-Station, ordnet Zeiten Standorten und Projekten zu und liefert Auswertungen je Mitarbeiter und Monat, aus denen sich Auslandstage und Reisezeiten ablesen lassen. Die Zeiterfassung gehört dort zum Pro-Tarif (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Die A1 selbst wird nicht aus der Zeiterfassung, sondern aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder dem SV-Meldeportal beantragt.

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