Reisezeit als Arbeitszeit: Was erfasst und was vergütet werden muss

Zwei Fragen, zwei Regelwerke

Wer in einem Zeiterfassungssystem eine Zeitart „Reise“ anlegt, muss vorher wissen, wofür der gebuchte Wert gilt. Denn zwei Auswertungen laufen auseinander:

Die arbeitsschutzrechtliche Frage lautet, ob die Reise auf die werktägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG angerechnet wird und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG verschiebt. Maßstab ist die Definition der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG: Arbeitszeit ist jede Zeit, in der die Person arbeitet, dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und ihre Tätigkeit ausübt oder Aufgaben wahrnimmt. Entscheidend ist die Fremdbestimmung, nicht die Anstrengung.

Die vergütungsrechtliche Frage lautet, ob und in welcher Höhe für diese Zeit Geld fließt. Sie beantwortet sich aus § 611a BGB in Verbindung mit Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Beide Antworten können auseinanderfallen: Eine Fahrt kann Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes sein und trotzdem nur mit dem Grundlohn statt mit Zuschlägen vergütet werden – und umgekehrt kann eine vergütungspflichtige Reise arbeitsschutzrechtlich unproblematisch bleiben.

Wann Reisezeit arbeitsschutzrechtlich Arbeitszeit ist

Die Linie der europäischen Rechtsprechung ist seit zehn Jahren stabil. Im Urteil vom 10. September 2015 (Rechtssache C-266/14, „Tyco“) entschied der Europäische Gerichtshof, dass bei Beschäftigten ohne festen oder gewöhnlichen Arbeitsort auch die Fahrten von der Wohnung zum ersten und vom letzten Kunden zurück Arbeitszeit sind. Begründung: Das Unternehmen bestimmt die Reihenfolge der Einsätze; die Beschäftigten können während der Fahrt nicht frei über ihre Zeit verfügen.

Am 9. Oktober 2025 hat der Gerichtshof diese Linie in der Rechtssache C-110/24 fortgeschrieben. Danach kann auch die Fahrt vom vom Arbeitgeber vorgegebenen Sammel- oder Stützpunkt zum Einsatzort Arbeitszeit im Sinne der Richtlinie sein – und zwar unabhängig davon, ob die Person selbst fährt, mitfährt oder während der Fahrt nichts tut. Maßgeblich ist, dass Abfahrtsort, Zeitpunkt und Verkehrsmittel vorgegeben sind.

Für den betrieblichen Alltag folgen daraus drei Konsequenzen. Erstens beginnt der Arbeitstag am vorgegebenen Treffpunkt, nicht bei der Ankunft am Ziel. Zweitens laufen die zehn Stunden des § 3 ArbZG auch dann voll, wenn ein Teil davon im Zug oder auf dem Beifahrersitz verbracht wurde. Drittens verschiebt eine späte Rückreise den nächsten Arbeitsbeginn: Endet die Reise um 23 Uhr, darf nach den elf Stunden Ruhezeit des § 5 ArbZG frühestens um 10 Uhr wieder gearbeitet werden.

Wann Reisezeit vergütet werden muss

Für die Bezahlung ist das Bundesarbeitsgericht zuständig, nicht der EuGH. Mit Urteil vom 17. Oktober 2018 (5 AZR 553/17) hat das Gericht im Fall einer Auslandsentsendung entschieden: Entsendet der Arbeitgeber eine Person vorübergehend ins Ausland, gehören die erforderlichen Reisezeiten zur Hin- und Rückreise zu den im Synallagma stehenden Hauptleistungspflichten – sie sind wie Arbeit zu vergüten. Erforderlich ist dabei die Reise in der vom Arbeitgeber vorgegebenen oder wirtschaftlich angemessenen Form; rein eigennütziger Aufwand zählt nicht mit.

Zwei Jahre später hat das BAG mit Urteil vom 18. März 2020 (5 AZR 36/19) für Außendiensttätigkeiten bestätigt, dass Fahrten zum ersten und vom letzten Kunden mit der eigentlichen Tätigkeit eine Einheit bilden – im entschiedenen Fall folgte der Anspruch aus dem einschlägigen Tarifvertrag, eine entgegenstehende Betriebsvereinbarung verstieß gegen § 77 Abs. 3 BetrVG.

Wichtig ist die Gestaltungsfreiheit, die daneben bestehen bleibt: Arbeits- oder Tarifvertrag dürfen die Höhe der Reisezeitvergütung eigenständig regeln, etwa mit einem niedrigeren Satz als für die Facharbeit oder mit Freizeitausgleich. Die Untergrenze ist der gesetzliche Mindestlohn für jede geleistete Stunde. Was dagegen nicht funktioniert, ist die stillschweigende Nichtvergütung ohne Regelung.

Die Tabelle ordnet typische Fälle ein und ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich sind im Einzelfall Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung. Die allgemeinen Grundlagen der Aufzeichnungspflicht behandelt die Seite Rechtslage.

Wie Reisezeit digital sauber erfasst wird

Die Rechtsfragen sind das eine, die Buchungspraxis das andere. In den meisten Betrieben scheitert die Reisezeit nicht an der Rechtslage, sondern daran, dass sie im System keine eigene Kategorie hat: Sie verschwindet entweder ganz oder wird als normale Arbeitszeit gebucht und damit falsch bewertet. Vier Bausteine lösen das.

Erstens eine eigene Zeitart. „Reise“ gehört als eigener Buchungstyp neben „Arbeit“ und „Pause“, mit hinterlegter Regel, ob sie auf die Höchstarbeitszeit und ob sie auf das Stundenkonto zählt. Erst dann lassen sich beide Auswertungen aus derselben Buchung ziehen.

Zweitens mobile Erfassung. Reisezeit entsteht unterwegs, nicht am Schreibtisch. Wenn sie nicht per App im Moment des Abfahrens gebucht werden kann, wird sie am Monatsende rekonstruiert – und rekonstruierte Zeiten sind der häufigste Streitpunkt bei Prüfungen.

Drittens eine Ruhezeitprüfung. Der praktische Nutzen der Digitalisierung liegt hier: Ein System, das die elf Stunden nach § 5 ArbZG kennt, meldet den Konflikt bei der Planung des Folgetages, nicht erst im Nachweis. Wer die Rückreise am Vorabend nicht bucht, plant den nächsten Tag blind.

Viertens ein sauberer Korrekturweg. Vergessene Reisebuchungen sind der Regelfall. Ein protokollierter Korrekturantrag mit Freigabe hält den Nachweis nachvollziehbar; die Anforderungen dazu stehen im Beitrag Überstunden und Stundenkonto digital führen, die Fristen für die Ablage im Beitrag Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.

Welche Systeme diese Bausteine abdecken, zeigt der Systemvergleich. Aplano erfasst Zeiten über App, Browser oder Tablet-Terminal, kennt Schichtadressen und weist beim Planen auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte hin; Korrekturen laufen über einen Antrag mit Freigabe. Die Zeiterfassung liegt im Pro-Tarif (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026), der 14 Tage ohne Zahlungsdaten getestet werden kann; der Einstieg beginnt bei 0,50 €. Eine automatische Entscheidung, ob eine konkrete Fahrt vergütungspflichtig ist, leistet keine Software – diese Regel muss der Betrieb schriftlich festlegen.

Was in die Reiserichtlinie gehört

Weil das Gesetz die Vergütungshöhe offenlässt, entscheidet die betriebliche Regelung. Fünf Punkte sollten schriftlich stehen, bevor die erste Reise gebucht wird: welche Fahrten als Dienstreise gelten (ab Wohnung, ab Betrieb, ab Sammelpunkt), welcher Satz für Reisezeit gilt und ob Freizeitausgleich möglich ist, welche Obergrenze pro Tag angesetzt wird, wie gebucht wird (App im Moment der Abfahrt, Nachtrag nur per Korrekturantrag) und wie mit Ruhezeitkonflikten nach später Rückkehr umgegangen wird.

Besteht ein Betriebsrat, ist zu beachten, dass die Verteilung der Arbeitszeit und die Einführung technischer Überwachungseinrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sind. Eine Reiserichtlinie, die Buchungspflichten festlegt, gehört deshalb in die Abstimmung – nicht in ein Rundschreiben.

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