Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise

Die arbeitsrechtliche Grundfrist: zwei Jahre

Zwei Vorschriften regeln den Kern. § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das Gesetz verlangt an dieser Stelle also nicht die Aufzeichnung jeder Minute, sondern die der Mehrarbeit – die aus dem BAG-Beschluss von 2022 folgende Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit steht daneben und ist in ihrer Form derzeit noch frei.

§ 17 Abs. 1 MiLoG geht weiter: Für geringfügig Beschäftigte und für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche – etwa Gastronomie, Bau, Fleischwirtschaft, Speditions- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Messebau – sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags. Auch hier gilt: mindestens zwei Jahre, „beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt“. Die Unterlagen sind im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten und auf Verlangen der Zollbehörden am Ort der Beschäftigung vorzulegen.

Wenn Zeitdaten zu Lohnunterlagen werden

In vielen Betrieben ist der Stundenzettel zugleich die Grundlage der Abrechnung. Damit verlässt er die reine Arbeitsschutzwelt und berührt Steuer- und Sozialversicherungsrecht, wo deutlich längere Fristen gelten. Die folgende Übersicht ordnet die relevanten Vorschriften.

Die Verkürzung bei den Buchungsbelegen kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025; für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleibt es bei zehn Jahren. Wer ein Löschkonzept betreibt, muss diese Änderung nachziehen – sonst löscht das System zu spät oder bewahrt zu lange auf.

Praxisregel: Reine Arbeitszeitprotokolle folgen der Zwei-Jahres-Frist. Alles, was als Beleg in die Abrechnung eingegangen ist, folgt der längeren steuerlichen Frist. Im Zweifel entscheidet nicht der Dateiname, sondern die Funktion des Dokuments.

Was bei Verstößen droht

Die Sanktionen stehen in denselben Gesetzen. Nach § 22 ArbZG handelt ordnungswidrig, wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 nicht, nicht richtig oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt; der Bußgeldrahmen reicht bis 30.000 Euro. Im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes ist er höher: § 21 Abs. 3 MiLoG sieht für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht des § 17 eine Geldbuße bis 50.000 Euro vor, für nicht oder nicht rechtzeitig gezahlten Mindestlohn bis 500.000 Euro.

In der Praxis wiegt ein zweiter Punkt oft schwerer als das Bußgeld: die Beweislage. Wer Aufzeichnungen nicht vorlegen kann, verliert im Streit über geleistete Stunden regelmäßig die günstigere Position – bei einer Zollprüfung ebenso wie vor dem Arbeitsgericht. Die Aufbewahrung ist damit weniger eine Formalie als eine Versicherung. Wie Salden dauerhaft nachvollziehbar bleiben, beschreibt der Beitrag Überstunden und Stundenkonto digital führen.

Und die Gegenrichtung: die Löschpflicht

Aufbewahrungspflichten sind kein Freibrief zum Speichern. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten, und nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO dürfen sie nur so lange in identifizierbarer Form vorgehalten werden, wie der Zweck es verlangt. Ist die gesetzliche Frist abgelaufen und besteht kein anderer Grund – etwa ein laufendes Verfahren –, sind die Daten zu löschen.

Praktisch braucht es dafür ein Löschkonzept: eine Liste, welche Datenart wie lange gespeichert wird, ab welchem Ereignis die Frist läuft und wer die Löschung auslöst. Ein System, das Daten unbegrenzt behält, verstößt gegen die DSGVO – ein System, das automatisch nach 24 Monaten alles entfernt, riskiert die Verletzung steuerlicher Fristen. Der Ausweg ist die getrennte Betrachtung nach Datenart, nicht eine pauschale Frist für alles. Die weiteren Datenschutzanforderungen an ein Zeiterfassungssystem behandelt der Artikel Digitale Zeiterfassung und DSGVO.

Digital aufbewahren: worauf es ankommt

Eine digitale Ablage erfüllt die Pflicht genauso wie ein Ordner – wenn drei Punkte stimmen. Erstens die Unveränderbarkeit: Korrekturen müssen als Korrektur erkennbar bleiben, nicht als stilles Überschreiben. Zweitens die Lesbarkeit über die gesamte Frist: Wer nach zweieinhalb Jahren nur noch ein proprietäres Format ohne passende Software hat, kann nichts vorlegen. Drittens die Auskunftsfähigkeit: Bei einer Prüfung müssen die Daten für einen bestimmten Zeitraum und eine bestimmte Person kurzfristig darstellbar sein.

Systeme, die das ab Werk mitbringen, ersparen ein eigenes Archivkonzept. Der Testsieger Aplano protokolliert nachträgliche Änderungen mit Freigabeschritt, führt Stundenkonten fortlaufend und erlaubt Auswertungen und Exporte je Zeitraum und Person – damit lässt sich ein prüfbarer Nachweis erzeugen, ohne Daten aus dem System zu kopieren. Für die Aufbewahrung selbst bleibt der Betrieb verantwortlich: Fristen, Löschkonzept und die Frage, was zusätzlich in die Lohnbuchhaltung übernommen wird, gehören in die eigene Dokumentation. Welche Systeme Export und Protokollierung wie lösen, zeigt der Systemvergleich.

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