Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung: Geht das zusammen?

Was Vertrauensarbeitszeit bedeutet – und was nicht

Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem der Arbeitgeber auf die Vorgabe und Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet und stattdessen auf das vereinbarte Arbeitsergebnis abstellt. Beschäftigte entscheiden selbst, wann sie beginnen, pausieren und aufhören; maßgeblich ist, dass die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung erbracht wird.

Was das Modell dagegen nie geregelt hat, ist der Arbeitsschutz. Die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit, die werktägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach § 5 ArbZG gelten unverändert – auch dann, wenn niemand die Uhrzeiten vorgibt. In der betrieblichen Praxis ist genau das der wunde Punkt: Ohne Daten fällt niemandem auf, dass jemand über Wochen jeden Abend bis 21 Uhr arbeitet und morgens um 7 Uhr wieder online ist. Die Ruhezeit ist dann längst gerissen, bevor die Personalabteilung davon erfährt.

Warum die Erfassungspflicht auch hier greift

Zwei Entscheidungen haben die Lage geklärt. Der Europäische Gerichtshof verpflichtete die Mitgliedstaaten mit Urteil vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit anzuhalten. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022 (1 ABR 22/21), dass sich eine entsprechende Pflicht bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ergibt – unabhängig davon, ob der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz anpasst.

Diese Pflicht kennt keine Bereichsausnahme für Vertrauensarbeitszeit. Sie richtet sich an den Arbeitgeber und verlangt ein System, das die geleistete Arbeitszeit erfasst – nicht ein System, das die Beschäftigten überwacht. Hinzu kommt die schon länger bestehende Pflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wer Vertrauensarbeitszeit praktiziert und nichts dokumentiert, kann im Streitfall nicht belegen, dass die Grenzen eingehalten wurden – und trägt die Konsequenz. Die Einordnung im Detail nimmt unsere Seite zur Rechtslage vor.

Was der Referentenentwurf vom Juni 2026 vorsieht

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Wichtig für die Einordnung: Ein Referentenentwurf ist kein geltendes Recht. Er markiert die Richtung, kann im weiteren Verfahren geändert werden und tritt frühestens nach Kabinettsbeschluss und Gesetzgebungsverfahren in Kraft. Die Aufzeichnungspflicht selbst hängt nicht daran – sie besteht bereits.

Für die Vertrauensarbeitszeit ist die Antwort des Entwurfs eindeutig: Sie bleibt möglich. Verlangt wird, dass der Arbeitgeber Vorkehrungen trifft, um von Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten Kenntnis zu erlangen – etwa durch automatische Hinweise oder Stichproben. Ebenfalls vorgesehen ist, dass die Aufzeichnung an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden darf, die Verantwortung aber beim Arbeitgeber bleibt.

Praktisch heißt das: Wer heute schon sauber erfasst, muss später wenig nachrüsten. Wer wartet, verschiebt den Aufwand nur – und arbeitet in der Zwischenzeit ohne Nachweis.

Wie Vertrauensarbeitszeit digital funktioniert

Der häufigste Einwand lautet, eine Stempeluhr widerspreche dem Geist des Modells. Das trifft die Sache nur, wenn Erfassung mit Anwesenheitskontrolle gleichgesetzt wird. Technisch lässt sich beides trennen: Erfasst wird die Dauer, nicht der Aufenthaltsort; ausgewertet wird der Saldo, nicht der einzelne Kaffeepausen-Zeitpunkt.

Vier Bausteine tragen ein solches Modell. Erstens eine Erfassung, die in Sekunden erledigt ist – per Browser, App oder Tageseintrag, ohne Formularpflicht. Zweitens die Möglichkeit, vergessene Buchungen über einen protokollierten Korrekturantrag nachzutragen, statt sie am Monatsende zu rekonstruieren. Drittens automatische Hinweise, wenn geplante oder gebuchte Zeiten die Höchstarbeitszeit oder die Elf-Stunden-Ruhezeit reißen; das ist genau die Kenntnisnahme, die der Entwurf verlangt. Viertens ein Stundenkonto, das den Ausgleich sichtbar macht – ohne Konto wird aus Flexibilität stiller Mehraufwand.

Der Systemvergleich zeigt, welche Lösungen das abdecken. Aplano erfasst über Browser, App oder Tablet-Terminal, führt je Person ein Stundenkonto mit automatischer Verrechnung von Ist- und Soll-Zeit und weist im Plan auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte hin; Korrekturen laufen über einen Antrag mit Freigabe und bleiben damit nachvollziehbar. Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026), der 14 Tage ohne Kreditkarte getestet werden kann; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 €. Wie ein solcher Umstieg abläuft, beschreibt der Beitrag Von Papier und Excel zur digitalen Zeiterfassung; welche Datenschutzregeln dabei gelten, klärt Digitale Zeiterfassung und DSGVO.

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