Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung: Export nach DATEV & Co.

Warum der Monatsabschluss die eigentliche Baustelle ist

Die Erfassungspflicht hat viele Betriebe zur digitalen Zeiterfassung gebracht. Was dabei oft ungelöst bleibt, ist der Übergang in die Entgeltabrechnung. Typisch ist folgende Kette: Die App erfasst sauber, am Monatsende zieht jemand einen Export, öffnet ihn in Excel, addiert Zuschlagsstunden, korrigiert vergessene Buchungen, schickt die Datei per Mail an die Kanzlei – und die Kanzlei tippt die Werte ab.

Jede dieser Stationen ist eine Fehlerquelle, und jede kostet Zeit an der Stelle, an der ohnehin am wenigsten davon da ist. Hinzu kommt ein rechtlicher Aspekt: Die Nachweise, aus denen die Abrechnung gespeist wird, müssen nachvollziehbar bleiben. Wenn Werte auf dem Weg zur Abrechnung händisch verändert werden, ohne dass die Änderung dokumentiert ist, lässt sich später schwer belegen, wie die abgerechneten Stunden zustande kamen. Wie lange die zugrunde liegenden Aufzeichnungen aufzubewahren sind, klärt der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.

Stammdaten und Bewegungsdaten – die entscheidende Trennung

Lohnprogramme unterscheiden zwei Datenarten. Stammdaten beschreiben die Person und ihren Vertrag: Name, Personalnummer, Steuerklasse, Krankenkasse, Stundensatz oder Gehalt, Urlaubsanspruch. Sie ändern sich selten. Bewegungsdaten sind das, was jeden Monat neu anfällt: geleistete Stunden, Überstunden, Zuschlagsstunden für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit, Spesen und Zulagen.

Aus der Zeiterfassung kommen die Bewegungsdaten – und nur die. Wer versucht, über den Zeiterfassungs-Export auch Stammdaten zu pflegen, baut sich zwei konkurrierende Wahrheiten. Die Personalstammdaten gehören ins Lohnprogramm oder ins Personalsystem; die Zeiterfassung liefert Mengen, nicht Beträge.

Für die Übergabe heißt das: Jede Zeitart im Erfassungssystem braucht ein Gegenstück im Lohnprogramm. Diese Zuordnung ist der Kern der Schnittstelle – technisch simpel, organisatorisch der Punkt, an dem die meisten Projekte hängen bleiben.

Die Wege zu DATEV

DATEV rechnet in den Programmen Lohn und Gehalt sowie LODAS ab; beide nutzen dieselben Lohndatenservices für den Lohnimport. Für die Übergabe der Bewegungsdaten stehen mehrere Wege offen, die sich in Aufwand und Automatisierungsgrad unterscheiden.

Erstens die Lohn Vorerfassung. DATEV stellt dafür eine Excel-basierte Lösung bereit, mit der Bewegungsdaten für LODAS oder Lohn und Gehalt vorerfasst und übergeben werden. Für kleine Betriebe, die ohnehin monatlich eine Datei an die Kanzlei schicken, ist das der pragmatischste Einstieg: Der Weg ist definiert, die Struktur vorgegeben, das freie Excel-Blatt entfällt.

Zweitens der Import über die vorhandene Schnittstelle. Exportierte Daten lassen sich über die Importschnittstelle in den Lohnprogrammteil von LODAS oder Lohn und Gehalt einlesen; das ASCII-Format bildet die Grundlage des Lohnimport-Datenservices und kann als eigene Schnittstelle für Stamm- und Bewegungsdaten genutzt werden. Das setzt voraus, dass die Zeiterfassung eine Datei in der erwarteten Struktur ausgibt – mit Personalnummer, Lohnart, Menge und Abrechnungszeitraum je Zeile.

Drittens die direkte Anbindung. Zeitwirtschaftslösungen lassen sich an DATEV anbinden, sodass die Bewegungsdaten ohne manuellen Zwischenschritt übergeben werden. Moderne Systeme unterstützen dafür offene Schnittstellen oder standardisierte Import- und Exportformate. Der Aufwand lohnt sich ab der Größe, in der der Monatsabschluss regelmäßig mehrere Stunden kostet.

Was den Abschluss in der Praxis rettet

Drei Gewohnheiten machen den Unterschied zwischen einem Abschluss in zwanzig Minuten und einem in zwei Tagen.

Ein fester Stichtag mit Sperre. Bis zu einem definierten Tag – etwa dem dritten Werktag des Folgemonats – können Beschäftigte und Führungskräfte Korrekturen einreichen. Danach wird der Zeitraum gesperrt und exportiert. Ohne Sperre laufen Nachbuchungen ein, während die Abrechnung schon läuft, und die Differenzen tauchen erst im Folgemonat auf.

Korrekturen im System, nicht daneben. Vergessene Stempelungen gehören über einen protokollierten Antrag ins System, nicht in eine Mail an die Buchhaltung. Nur dann stimmen Erfassung und Abrechnung dauerhaft überein – und nur dann ist im Streitfall nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.

Zuschläge einmal definieren. Ob Nachtarbeit ab 20, 22 oder 23 Uhr zuschlagspflichtig ist, ob der Feiertagszuschlag den Sonntagszuschlag verdrängt und wie mit Schichten über Mitternacht umgegangen wird: Das gehört einmal geregelt und im System hinterlegt, nicht monatlich neu in Excel entschieden. Die steuerfreien Höchstsätze für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge ergeben sich aus § 3b EStG und knüpfen an den Grundlohn an – Basis dafür sind die erfassten Zeiten.

Eine Probeabrechnung vor dem Umstieg. Ein Monat wird parallel gerechnet: einmal wie bisher, einmal über den neuen Weg. Abweichungen zeigen genau, welche Zeitart falsch zugeordnet ist. Das kostet einen halben Tag und erspart die Korrekturläufe.

Was die Zeiterfassung dafür können muss

Nicht jede App, die stempeln kann, taugt als Zulieferer der Abrechnung. Vier Punkte lohnen die Prüfung vor der Auswahl: Werden Zuschlagszeiten automatisch nach hinterlegten Regeln ermittelt, statt sie später von Hand auszuzählen? Lässt sich der Export nach Zeitraum, Person und Einsatzort filtern, damit Standorte oder Abrechnungskreise getrennt übergeben werden können? Gibt es ein Stundenkonto, das Soll und Ist automatisch verrechnet, sodass Überstunden nicht monatlich neu berechnet werden? Und lassen sich Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren?

Der Systemvergleich ordnet die gängigen Lösungen entlang dieser Fragen ein. Aplano erfasst über App, Browser oder Tablet-Terminal, gleicht Soll- und Ist-Stunden im Stundenkonto automatisch ab und stellt Auswertungen bereit, die sich nach Mitarbeitenden, Zeiträumen und Einsatzorten filtern und als CSV-, Excel- oder PDF-Datei herunterladen lassen; Spalten wie Nachtzuschlag oder Lohn lassen sich ein- und ausblenden. Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Wie der Umstieg insgesamt abläuft, beschreibt Von Papier und Excel zur digitalen Zeiterfassung; wie das Stundenkonto dabei sauber bleibt, klärt Überstunden und Stundenkonto digital führen.

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