Arbeitszeitnachweis: Pflichtangaben, Vorlage und Fristen

Was ein Arbeitszeitnachweis ist – und was nicht

Der Begriff steht so nicht im Gesetz. Das Arbeitszeitgesetz spricht in der Überschrift von § 16 von „Arbeitszeitnachweisen“, das Mindestlohngesetz in § 17 von „Aufzeichnungen“ über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Gemeint ist in beiden Fällen ein Beleg darüber, wann und wie lange eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag gearbeitet hat. Ob dieser Beleg Stundenzettel, Stundennachweis oder Zeitprotokoll heißt, ist rechtlich ohne Bedeutung.

Abzugrenzen ist der Arbeitszeitnachweis von zwei Nachbarn. Der Tätigkeitsnachweis hält fest, was gearbeitet wurde – für Kundenabrechnungen oder Projekte. Er kann Zeiten enthalten, ersetzt die Arbeitszeitaufzeichnung aber nur, wenn Beginn, Ende und Dauer vollständig daraus hervorgehen. Der Dienstplan wiederum zeigt die geplante Arbeitszeit; nachgewiesen wird aber die tatsächlich geleistete. Weicht die Ist-Zeit vom Plan ab, gilt die Ist-Zeit.

In der Praxis erfüllt derselbe Nachweis vier Funktionen gleichzeitig: Er belegt die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten (Arbeitsschutz), er macht prüfbar, ob für jede Stunde mindestens der Mindestlohn von derzeit 13,90 Euro gezahlt wurde, er ist Grundlage der Lohnabrechnung, und er ist das wichtigste Beweismittel, wenn über geleistete Stunden gestritten wird.

Wer einen Arbeitszeitnachweis führen muss

Die Pflicht ergibt sich nicht aus einer einzigen Vorschrift, sondern aus mehreren Schichten, die sich überlagern. Verantwortlich ist in allen Fällen der Arbeitgeber – auch dann, wenn er die Eintragung den Beschäftigten selbst überlässt.

Die Branchen nach § 2a SchwarzArbG sind derzeit: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messe- und Ausstellungsbau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Die Lieferdienste sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe sind mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung zum 30. Dezember 2025 hinzugekommen, die Forstwirtschaft ist aus dem Katalog gestrichen worden. Für viele Salons, Nagelstudios und Barbershops ist der lückenlose Arbeitszeitnachweis damit eine neue Pflicht.

Für Minijobs gilt dabei: Die Pflicht hängt nicht an der Branche. Auch die Aushilfe im Büro oder im Einzelhandel mit einer Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat (2026) braucht nach § 17 MiLoG einen tagesgenauen Nachweis mit Beginn, Ende und Dauer. Nur geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) sind ausgenommen. Wie die Rechtslage insgesamt einzuordnen ist, fasst die Seite Rechtslage zusammen.

Pflichtangaben und Fristen

Das Gesetz nennt drei Werte: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für sich genommen reichen sie aber nicht, denn ein Nachweis muss sich eindeutig einer Person und einem Tag zuordnen lassen, und die Dauer ist ohne die Pausen nicht nachrechenbar – Ruhepausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG nicht zur Arbeitszeit. Die folgende Übersicht trennt, was gesetzlich verlangt ist und was sich in der Praxis bewährt.

Die Sieben-Tage-Frist des § 17 Abs. 1 MiLoG läuft ab dem Tag nach der Arbeitsleistung. Wer am Montag, 5. Oktober 2026, arbeitet, muss die Zeiten spätestens bis zum Ablauf von Montag, 12. Oktober 2026, aufgezeichnet haben. Eine Aufzeichnung am Monatsende, wie sie bei Papierlisten häufig vorkommt, ist damit im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes regelmäßig zu spät. Für die allgemeine Erfassungspflicht nennt das geltende Recht keine Frist; der Zweck – Kontrolle von Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten – spricht aber für eine zeitnahe Erfassung.

Muster-Vorlage: so ist ein Arbeitszeitnachweis aufgebaut

Eine amtliche Vorlage gibt es nicht. Ein rechtlich tragfähiger Arbeitszeitnachweis braucht nur einen Kopfbereich zur Zuordnung, eine Zeile je Arbeitstag und eine Summenzeile. Das folgende Muster zeigt eine Woche einer Vollzeitkraft in der Gastronomie mit vereinbarten 39 Wochenstunden. Es lässt sich unverändert auf Papier, in einer Tabellenkalkulation oder als Struktur für eine Software verwenden.

Kopfbereich: Arbeitgeber · Name der beschäftigten Person · Personalnummer · Zeitraum (hier 5. bis 11. Oktober 2026) · vereinbarte Wochenarbeitszeit (39:00 Std.)

Drei Details aus dem Muster lohnen einen zweiten Blick. Am Dienstag liegt die Anwesenheit bei 9:45 Stunden; nach § 4 ArbZG sind bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit 45 Minuten Pause nötig, mit nur 30 Minuten wäre die Arbeitszeit auf 9:15 Stunden gestiegen. Am Samstag sind genau sechs Stunden ohne Pause zulässig, weil die Pausenpflicht erst bei mehr als sechs Stunden greift; der Beginn um 11 Uhr wahrt nach dem Freitagsende um 23:15 Uhr zudem die elfstündige Ruhezeit des § 5 ArbZG. Und die Spalte „davon über 8 Std.“ bildet genau den Teil ab, den § 16 Abs. 2 ArbZG seit jeher gesondert verlangt – sie ist in einer vollständigen Erfassung nicht zwingend, macht die Kontrolle aber einfach.

Wer die Vorlage in einer Tabellenkalkulation nachbaut, rechnet die Dauer mit =(Ende-Beginn)-Pause und formatiert das Ergebnis als [h]:mm, damit Summen über 24 Stunden korrekt angezeigt werden. Bei Schichten über Mitternacht hilft =REST(Ende-Beginn;1)-Pause. Wo Tabellen an ihre Grenzen stoßen – Bearbeitungshistorie, Fristen, mehrere Personen –, beschreibt der Beitrag Von Papier und Excel zur digitalen Zeiterfassung.

Papier, Excel oder digital: welche Form zulässig ist

Alle drei. Weder § 16 ArbZG noch § 17 MiLoG noch der BAG-Beschluss schreiben eine Form vor. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich offengelassen, wie erfasst wird, und auf die Gestaltungsspielräume des Arbeitgebers verwiesen. Entscheidend ist, dass der Nachweis vollständig, zeitnah und überprüfbar ist. Darin unterscheiden sich die Formen erheblich.

Für einen Kleinstbetrieb mit zwei Aushilfen kann ein sauber geführtes Papierformular genügen. Ab mehreren Beschäftigten, Schichtbetrieb oder wechselnden Einsatzorten verschiebt sich die Rechnung: Jede händische Übertragung ist eine Fehlerquelle, und nachträgliche Änderungen ohne Spur schwächen den Beweiswert. Welche Datenschutzregeln bei der elektronischen Variante gelten, behandelt der Artikel Digitale Zeiterfassung und DSGVO.

Muss der Arbeitszeitnachweis unterschrieben werden?

Nein. Keine der einschlägigen Vorschriften verlangt Schriftform oder eine Unterschrift; eine elektronische Aufzeichnung ohne Signatur erfüllt die Pflicht vollständig. Ebenso zulässig ist es, die Eintragung den Beschäftigten selbst zu überlassen. Die Pflicht trifft nach dem Wortlaut von § 16 ArbZG und § 17 MiLoG aber den Arbeitgeber; er bleibt dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnung vollständig, richtig und rechtzeitig vorliegt, und sollte Stichproben und eine klare Korrekturregel vorsehen.

Freiwillige Bestätigungen haben dennoch einen Nutzen. Zeichnet die beschäftigte Person ihre Zeiten ab, wird es schwerer, sie später zu bestreiten. Zeichnet die Führungskraft gegen, ist dokumentiert, dass der Arbeitgeber die Zeiten kannte – ein Punkt, der im Streit über Überstunden Gewicht bekommen kann (siehe nächster Abschnitt). In digitalen Systemen übernimmt diese Rolle meist ein Freigabeschritt für Korrekturen und Monatsabschlüsse.

Der Nachweis im Streit über Überstunden

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) klargestellt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an der Verteilung der Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess nichts ändert. Die Erfassungspflicht aus dem Unionsrecht diene dem Gesundheitsschutz, nicht der Vergütung. Wer Überstundenvergütung verlangt, muss deshalb weiterhin zweierlei darlegen: erstens, dass er über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat, und zweitens, dass der Arbeitgeber diese Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder dass sie zur Erledigung der übertragenen Arbeit notwendig waren. Im entschiedenen Fall scheiterte ein Auslieferungsfahrer mit seiner Forderung, unter anderem weil er die Veranlassung der Überstunden durch den Arbeitgeber nicht ausreichend dargelegt hatte.

Für die Praxis folgt daraus keine Entwarnung für Arbeitgeber, sondern ein Auftrag an beide Seiten. Beschäftigte stützen ihre Forderung auf einen tagesgenauen Nachweis und darauf, dass die Mehrarbeit bekannt war. Arbeitgeber, die Zeiten erfassen und regelmäßig sichten, können sich kaum darauf berufen, von Überstunden nichts gewusst zu haben – umgekehrt können sie mit einem sauberen Nachweis auch überhöhte Forderungen entkräften. Wie Plus- und Minusstunden fortlaufend verrechnet werden, beschreibt der Beitrag Überstunden und Stundenkonto digital führen.

Bußgelder bei fehlenden oder falschen Nachweisen

Für Aufzeichnungsverstöße im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes hat der Gesetzgeber den Bußgeldrahmen angehoben: Mit Artikel 6 des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025 gilt seit dem 30. Dezember 2025 für Verstöße gegen § 17 Abs. 1 MiLoG ein Rahmen von bis zu 50.000 Euro; vorher lag er bei 30.000 Euro.

Kontrolliert wird das Mindestlohngesetz von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung, das Arbeitszeitgesetz von den Arbeitsschutzbehörden der Länder. Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es bislang keinen eigenen Bußgeldtatbestand; Behörden können sie aber über eine Anordnung nach dem Arbeitsschutzgesetz durchsetzen.

Aufbewahrung in Kürze

Sowohl § 16 Abs. 2 ArbZG als auch § 17 Abs. 1 MiLoG verlangen, die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Fließen die Zeiten in die Lohnabrechnung ein, können steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen länger sein, und nach Fristablauf verlangt die DSGVO das Löschen. Die Einzelheiten mit allen Fristen stehen im Beitrag Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.

Den Nachweis digital führen

Eine Software ändert nichts an den Pflichten, wohl aber an deren Aufwand. Die Erfassung geschieht beim Stempeln statt am Monatsende, die Sieben-Tage-Frist wird dadurch praktisch automatisch eingehalten, Dauer und Salden rechnen sich selbst, und Korrekturen bleiben als Änderung sichtbar. Bei einer Prüfung genügt ein Export für Person und Zeitraum. Einen Überblick über Systeme und ihre Unterschiede gibt der Systemvergleich.

Aplano erfasst Arbeitszeiten per App, Browser oder Stempeluhr-Station am Tablet, auf Wunsch mit Geofencing, verrechnet die Ist- gegen die Soll-Zeit im Stundenkonto und erlaubt Auswertungen und Exporte je Zeitraum. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt.), der 14 Tage ohne Kreditkarte getestet werden kann. Auf Capterra kommt Aplano auf 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen, auf OMR Reviews auf 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Welche Angaben ein Betrieb erfassen muss und wer Korrekturen freigibt, bleibt eine eigene Festlegung, die keine Software abnimmt.

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