Zeiterfassungspflicht: Welche Ausnahmen gibt es? (Stand Oktober 2026)

Ausgangslage: Woraus die Pflicht folgt

Die Pflicht beruht nicht auf einem eigenen Zeiterfassungsgesetz. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO“) verlangt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einrichten. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) in das deutsche Recht übertragen und die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Wie diese Herleitung im Einzelnen aussieht, welche Form die Erfassung haben muss und welche Aufzeichnungspflichten nach § 16 ArbZG und § 17 MiLoG zusätzlich gelten, erläutert die Seite Rechtslage. Hier geht es nur um die Frage nach den Ausnahmen.

Für diese Frage ist ein Satz aus der Entscheidung entscheidend. Das BAG formuliert im ersten Leitsatz, Arbeitgeber müssten die Arbeitszeit derjenigen Arbeitnehmer erfassen, „für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG“ eine abweichende Regelung getroffen hat. In den Gründen (Rn. 56) erläutert es, dass sich die Erfassung nicht auf Arbeitnehmer erstrecken muss, deren Arbeitszeit wegen der Besonderheiten der Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder die sie selbst bestimmen können. In Rn. 57 hält es fest, dass der deutsche Gesetzgeber über die §§ 18 bis 21 ArbZG hinaus keine solchen Sonderregeln getroffen hat. Daraus ergeben sich zwei Prüffragen: Ist die Person überhaupt Arbeitnehmer? Und wenn ja: Fällt sie unter eine der wenigen gesetzlichen Ausnahmen?

Übersicht: Wer muss erfasst werden?

Die Tabelle fasst die Personengruppen zusammen, nach denen in der Praxis am häufigsten gefragt wird. „Ja“ heißt: Nach geltendem Recht ist die Arbeitszeit zu erfassen. „Nein“ heißt: Die Pflicht greift nicht, weil die Person kein Arbeitnehmer ist oder unter eine gesetzliche Ausnahme fällt.

„Nach überwiegender Auffassung“ steht dort, wo die Ausnahme zwar aus dem Gesetz folgt, ihre Übertragung auf die arbeitsschutzrechtliche Erfassungspflicht aber umstritten ist. Warum, erklärt der nächste Abschnitt.

Leitende Angestellte und Chefärzte

Nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG ist das Arbeitszeitgesetz nicht anzuwenden auf leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sowie auf Chefärzte. Deutschland hat damit den Spielraum des Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie genutzt, der Ausnahmen für „leitende Angestellte oder sonstige Personen mit selbstständiger Entscheidungsbefugnis“ zulässt. Weil das BAG genau diese Art-17-Ausnahmen von der Erfassungspflicht ausnimmt, geht die überwiegende Auffassung davon aus, dass die Arbeitszeit leitender Angestellter nicht erfasst werden muss.

Restlos geklärt ist das nicht. Das BAG stützt die Pflicht auf das Arbeitsschutzgesetz, und das kennt keine Ausnahme für leitende Angestellte. Im entschiedenen Fall waren §§ 18 bis 21 ArbZG nicht einschlägig; ob sie den Anforderungen des Unionsrechts genügen, hat das Gericht ausdrücklich offengelassen (Rn. 57). Einzelne Stimmen in der Literatur leiten daraus ab, dass auch leitende Angestellte zu erfassen seien. Wer auf Nummer sicher gehen will, erfasst auch diese Gruppe, zumal es dafür keine Höchstgrenzen zu prüfen gibt.

Der häufigere Fehler liegt woanders: beim Begriff. Leitender Angestellter ist nicht, wer „Leiter“ im Titel trägt. § 5 Abs. 3 BetrVG verlangt, dass die Person nach Arbeitsvertrag und tatsächlicher Stellung

• zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern berechtigt ist, oder
• Generalvollmacht oder Prokura hat, die auch im Innenverhältnis nicht unbedeutend ist, oder
• regelmäßig Aufgaben wahrnimmt, die für Bestand und Entwicklung des Unternehmens bedeutsam sind, und dabei im Wesentlichen frei von Weisungen entscheidet oder die Entscheidungen maßgeblich beeinflusst.

Eine Filialleiterin, die Einstellungen nur vorschlägt, ein Schichtleiter oder eine Pflegedienstleitung ohne eigene Personalbefugnis sind in aller Regel keine leitenden Angestellten. Für sie gilt die volle Erfassungspflicht. Ähnlich bei Ärzten: Die Ausnahme erfasst nur Chefärzte; Ober- und Assistenzärzte sind zu erfassen, was im Krankenhaus mit Bereitschaftsdiensten besonders relevant ist.

Wer gar nicht unter die Pflicht fällt: Organe, Selbstständige, Beamte

Die Erfassungspflicht schützt Arbeitnehmer. Wer keiner ist, wird von ihr nicht erfasst – das ist keine Ausnahme im engeren Sinn, sondern eine Frage des Anwendungsbereichs.

Vorstände und GmbH-Geschäftsführer sind nach deutschem Verständnis in der Regel keine Arbeitnehmer im Sinne des § 2 Abs. 2 ArbZG, sondern Organe der Gesellschaft. Vorsicht ist beim unionsrechtlichen Arbeitnehmerbegriff geboten, an dem sich die Erfassungspflicht ausrichtet: Der EuGH hat 2010 entschieden, dass eine Geschäftsführerin, die gegen Entgelt nach Weisung und unter Aufsicht eines anderen Gesellschaftsorgans tätig ist und jederzeit abberufen werden kann, als Arbeitnehmerin im Sinne des Unionsrechts gelten kann (11.11.2010, C-232/09, Danosa). Für einen Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung, der eng an Gesellschafterweisungen gebunden ist, ist eine Erfassung deshalb nicht von vornherein ausgeschlossen.

Echte Selbstständige und Freelancer stehen in keinem Arbeitsverhältnis; ihre Zeiten muss der Auftraggeber nicht erfassen. Das ändert sich, sobald die Tätigkeit faktisch weisungsgebunden und in die Betriebsorganisation eingegliedert ist. Liegt Scheinselbstständigkeit vor, gilt die volle Pflicht rückwirkend – ein weiterer Grund, Freelancer nicht in denselben Dienstplan und dieselbe Stempelpflicht einzubinden wie das Stammpersonal. Am Rand bleibt eine offene Frage: Das Arbeitsschutzgesetz zählt in § 2 Abs. 2 Nr. 3 auch arbeitnehmerähnliche Personen zu den Beschäftigten. Ob die BAG-Pflicht auch sie erfasst, ist nicht entschieden.

Beamte sind keine Arbeitnehmer; das Arbeitszeitgesetz gilt für sie nicht. Ihre Arbeitszeit regeln Arbeitszeitverordnungen von Bund und Ländern. Die Arbeitszeitrichtlinie gilt aber auch für sie, und das Arbeitsschutzgesetz nennt Beamte in § 2 Abs. 2 Nr. 4 ausdrücklich. Ob und wie der Dienstherr erfassen muss, ist deshalb eine eigene Diskussion, die der Beitrag zur Arbeitszeiterfassung für Lehrer am Beispiel der Schulen aufarbeitet. Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst sind dagegen normale Arbeitnehmer.

Sonderfälle: Hausangestellte, Kirchen, Jugendliche

Hausangestellte in Privathaushalten – Reinigungskräfte, Haushaltshilfen, Kinderbetreuung – sind Arbeitnehmer. Nach geltendem Recht gibt es für sie keine allgemeine Ausnahme. Ausgenommen sind nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG nur Personen, die mit den ihnen anvertrauten Menschen in häuslicher Gemeinschaft leben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen. Eine stundenweise Haushaltshilfe fällt nicht darunter. Für Minijobs im Privathaushalt (§ 8a SGB IV) entfällt lediglich die zusätzliche Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG (§ 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG); die arbeitsschutzrechtliche Pflicht nach dem BAG-Beschluss bleibt davon unberührt.

Der liturgische Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften ist nach § 18 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG ausgenommen. Das betrifft den Gottesdienst, nicht die Verwaltung, Kitas oder Krankenhäuser in kirchlicher Trägerschaft. Für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt nach § 18 Abs. 2 ArbZG das Jugendarbeitsschutzgesetz statt des Arbeitszeitgesetzes. Das ist keine Ausnahme nach Art. 17 der Richtlinie, sondern ein strengeres Schutzregime; die Erfassungspflicht gilt auch für Auszubildende und Schülerjobs. Für Besatzungen auf Kauffahrteischiffen gilt nach § 18 Abs. 3 ArbZG das Seearbeitsgesetz mit eigenen Aufzeichnungsregeln.

Verbreitete Irrtümer: Kleinbetrieb, Vertrauensarbeitszeit, Außendienst

Kleinbetriebe

Eine Mindestgröße gibt es nicht. Das BAG nennt die Unternehmensgröße nur im Zusammenhang mit der Form: Bei der Auswahl des Systems seien die Besonderheiten der Tätigkeitsbereiche und die Eigenheiten des Unternehmens, insbesondere seine Größe, zu berücksichtigen; Aufzeichnungen in Papierform können genügen. Ein Betrieb mit drei Beschäftigten muss also erfassen, darf das aber einfacher tun als ein Konzern. Auch der Referentenentwurf des BMAS vom April 2023 sah für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten nur eine Befreiung von der elektronischen Form vor, nicht von der Aufzeichnung selbst. Der Entwurf wurde nach dem Ende der damaligen Koalition nicht weiterverfolgt.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte Beginn und Ende ihrer Arbeit selbst bestimmen und der Arbeitgeber die Lage nicht kontrolliert. Sie befreit nicht von der Erfassung. Das BMAS formuliert in seinen FAQ, eine Dokumentation der Arbeitszeit stehe einer solchen Vereinbarung nicht im Wege. Wie beides praktisch zusammengeht, behandelt der Beitrag Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung.

Außendienst und mobile Arbeit

Für Außendienst, Montage, Pflege-Touren oder Homeoffice gibt es keine Ausnahme. Das BMAS stellt klar, dass das Arbeitszeitgesetz unabhängig vom Arbeitsort gilt. Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung nach dem BAG (Rn. 65) aber an die Beschäftigten delegieren; er bleibt nach Auffassung des BMAS für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich. In der Praxis heißt das: Stempeln per App oder Browser, Kontrolle über Auswertungen und Stichproben. Eine echte Erleichterung gibt es nur für die Aufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz: Bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten wie Zustellung, Gütertransport oder Personenbeförderung, ohne Vorgaben zu Beginn und Ende und mit eigenverantwortlicher Einteilung, genügt nach § 1 MiLoAufzV die Aufzeichnung der Dauer. Diese Verordnung betrifft nur § 17 MiLoG, nicht die allgemeine Pflicht nach dem BAG-Beschluss.

Was die ArbZG-Reform ändern würde (Entwurfsstand Oktober 2026)

Der Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD aus dem Jahr 2025 kündigt an, die elektronische Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln, Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen vorzusehen und Vertrauensarbeitszeit im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie zu ermöglichen. Zugleich soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat dazu im Juni 2026 einen Referentenentwurf erarbeitet, der am 18. Juni 2026 bekannt wurde. Nach Auswertungen von Fachkanzleien sieht er zu den Ausnahmen Folgendes vor:

Der Entwurf ist kein geltendes Recht. Er wurde nicht offiziell veröffentlicht, das Ministerium hat ihn als interne Arbeitsfassung bezeichnet. Der Koalitionsausschuss hat sich Anfang Juli 2026 nicht auf die Arbeitszeitreform verständigt; der Bundeskanzler hat einen Gesetzentwurf für den Herbst angekündigt. Bis Redaktionsschluss am 14. Oktober 2026 war uns kein Kabinettsbeschluss bekannt. Inhalt, Schwellenwerte und Fristen können sich im weiteren Verfahren ändern. Wie die geplante wöchentliche Höchstarbeitszeit funktionieren würde, steht im Beitrag zur 48-Stunden-Woche.

Bemerkenswert ist, was der Entwurf nicht enthält: eine Ausnahme für Kleinbetriebe von der Aufzeichnung als solcher. Selbst wenn er Gesetz würde, müssten auch Betriebe mit fünf Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festhalten – nur eben nicht zwingend elektronisch.

Praxis: Ausnahmen sauber im System abbilden

Wer Ausnahmen nutzt, sollte sie dokumentieren, denn im Streitfall muss der Arbeitgeber begründen, warum für eine Person keine Aufzeichnung vorliegt. Bewährt hat sich ein kurzes Vorgehen:

1. Status prüfen und festhalten. Für jede Person ohne Erfassung schriftlich begründen, warum sie leitender Angestellter nach § 5 Abs. 3 BetrVG, Chefarzt, Organmitglied oder selbstständig ist. Funktionstitel allein genügen nicht.
2. Grenzfälle erfassen. Bei Zweifeln – etwa bei Fremdgeschäftsführern oder Bereichsleitungen ohne Prokura – ist Erfassen die risikoärmere Wahl.
3. Erfassung für alle übrigen Gruppen einheitlich regeln. Außendienst, Teilzeit, Minijob und Homeoffice brauchen keine Sonderwege, sondern eine Erfassungsart, die zum Arbeitsort passt: Terminal im Betrieb, App unterwegs, Browser im Homeoffice.
4. Delegation mit Kontrolle verbinden. Wer die Aufzeichnung auf die Beschäftigten überträgt, braucht Auswertungen zu fehlenden Buchungen, Ruhezeiten unter elf Stunden und Tagen über zehn Stunden.
5. Reform im Blick behalten. Wer heute auf Papier erfasst, sollte die Übergangsfristen im Entwurf kennen; ein digitales System erfüllt die heutige Pflicht und voraussichtlich auch eine spätere elektronische.

In einer Zeiterfassungssoftware lässt sich der Ausnahmestatus meist über die Mitarbeiterkonfiguration abbilden, etwa indem für einzelne Personen keine Stempelpflicht und kein Soll-Ist-Abgleich hinterlegt wird. Aplano verbindet Zeiterfassung per App, Browser oder Stempeluhr-Station am Tablet mit dem Dienstplan, zeigt Pausen- und Ruhezeitkonflikte an und bietet Auswertungen und Exporte; die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., 14 Tage ohne Kreditkarte testbar). Weitere Systeme vergleicht der Systemvergleich, die Aufbewahrung der Nachweise behandelt der Beitrag zum Arbeitszeitnachweis.

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